En medio de la tormenta de la crisis económica
las ventas de las empresas caen, la liquidez se reduce, el crédito se cierra,
todas las circunstancias resultan muy negativas para la supervivencia de miles
de pequeñas y medianas empresas que son las que mantienen el empleo y las
economías de los países.
En estas condiciones, se hace imprescindible y
urgente reducir gastos de forma drástica y aunque la primera medida suelen ser
los despidos, esta no tiene por qué ser la mejor solución.
Del mismo modo que la crisis produce cierres
masivos de empresas destruyendo un tejido económico muy difícil y costoso de
recuperar, los despidos indiscriminados destruyen el capital más importante de
la empresa: el talento, el know-how, la experiencia.
Las medidas más sencillas de reducir costos son
el despido de personal, la restructuración y la reducción de proveedores pero
esta estrategia puede ser un desastre porque produce una caída de calidad del
producto cuando los clientes buscan mayor calidad a menor precio, el resultado
es una nueva caída de ventas y de la cartera de clientes que pasan a la
competencia.
Existen respuestas más inteligentes a una
situación de crisis.
En principio hay dos elementos básicos sobre los
que se puede actuar: incrementar los ingresos y reducir los gastos.
Hablando de este último, podemos encontrar
muchos aspectos de una empresa en los que se pueden economizar y optimizar
recursos, para encontrarlos son fundamentales herramientas como el análisis y
la redefinición de la organización de la producción.
Las crisis económicas son las mejores
oportunidades de redefinir la infraestructura de las empresas en orden a
conseguir optimizar su eficiencia: cambios de filosofía, rediseño de
estrategias, redefinición de funciones y redistribución de recursos pueden
disminuir drásticamente costos de fabricación o de servicios cuando el mercado
se estrecha.
Hay muchas áreas sobre las que se puede actuar,
el rediseño de operativas diarias, de departamentos y de funciones, la
implantación de nuevos métodos, la informatización de departamentos y el uso
del software y telecomunicaciones en todos los departamentos de la empresa.
Debe imponerse la filosofía de la flexibilidad
en productos o servicios, operativas, departamentos y personal.
Es preciso evaluar de modo continuo procesos y
situaciones cotidianas para reformular las estrategias empresariales y evaluar
su implantación.
Para reducir costos en la empresa es precisa
detectar, prevenir y eliminar el uso excesivo de recursos en el proceso
productivo.
Esta flexibilidad permite a la empresa buscar
nuevos nichos de mercado u optimizar los recursos para producir lo mismo a
menor costo.
Los factores sobre los que la empresa debe actuar
para reducir costos son:
La mejora de la calidad.
A mayor nivel de calidad del producto o
servicio, mayor satisfacción, mayor fidelidad y estabilidad de los clientes,
más ventas y mayor posibilidad de incrementar el precio.
Es mucho más costoso conseguir nuevos clientes
que conservarlos, un cliente contento comunica el producto a una media de tres
personas, mientras que la información de un mal producto o servicio se
extiende, al menos, a diez potenciales clientes.
Se deben estudiar aquellos procesos de
fabricación que puedan automatizarse total o parcialmente incrementando su
nivel de calidad, la productividad y disminuyendo el costo unitario.
La mejora de la productividad.
Una mayor productividad consigue mayor
producción con el mismo costo, o la misma producción con menor costo y esto
significa el mejor aprovechamiento de cada uno de los recursos.
Se deben fijar objetivos de productividad,
definir estrategias para conseguir estos objetivos, y evaluar los resultados
obtenidos para valorar las estrategias.
Es posible aumentar la productividad y mejorar
la calidad sustituyendo tareas intelectuales y repetitivas por la instalación
de programas informáticos que las realizan en menos tiempo, mejor y con
personal menos cualificado y en el caso de fabricación de productos
sustituyendo viejas y lentas máquinas por otras modernas, más rápidas y
precisas, controladas por ordenador.
Reducción del catalogo de productos.
Si la empresa es de fabricación o de
distribución, es muy importante ajustar el catalogo de productos
comercializados a las nuevas circunstancias.
Es necesario estudiar el costo y la rentabilidad
de los productos o servicios ofrecidos, eliminar los no rentables o estudiar su
viabilidad y potenciar los más rentables.
Mantener un stock mínimo de cada producto de un
catalogo muy extenso significa mucho espacio y altos gastos de gestión y
almacenaje, los productos de poca venta se mantienen mucho tiempo de espera,
aumentan los recursos consumidos, el capital invertido tarda mucho tiempo en retornar
empeorando la liquidez y no generan ningún valor añadido, sino que pueden
deteriorarse o quedar obsoletos.
Optimizar las líneas de producción.
En empresas de productos manufacturados una
línea de producción larga implica mayor número de personas del necesario, más
errores, menos calidad, más equipos y cantidad de trabajo en el proceso, más
tiempo entre el inicio y el final de la producción, en definitiva, mayor coste
y menor calidad.
Es fundamental estudiar y rediseñar la línea
reduciendo o eliminando pasos y esperas innecesarias, lo cual reducirá el
tiempo y costo de fabricación.
Reducir el tiempo muerto de máquinas y
empleados.
Una línea de producción mal diseñada o maquinas
con averías más o menos frecuentes crean tiempos muertos que dan lugar al
incumplimiento de los plazos de entrega, defectos en el producto, gastos en
reparación y disminución de la productividad y la calidad.
Para disminuir tiempos muertos de las máquinas y
operarios es importante reducir los tiempos de preparación del producto,
estudiar la modernización de dichas máquinas, un buen servicio de mantenimiento
o incluso disponer de máquinas de repuesto si es posible.
La frecuencia de tiempos muertos puede originar
la necesidad de un stock de seguridad que genera un incremento de costos de
almacenaje, gestión y mayor espacio necesario.
Reducción del espacio productivo.
El rediseño del catálogo y de procesos de
fabricación puede llevar a eliminar máquinas, acortar las líneas y tiempos de
producción, la reducción del stock y de las necesidades de transporte de
productos.
Todo esto produce una menor necesidad de espacio
y personal de manipulación, lo que permite usar el sobrante en otras
actividades, o eliminar el gasto de alquiler de dicho espacio.
Reducción del tiempo de fabricación del
producto.
El tiempo del ciclo de fabricación del producto
se inicia cuando la empresa paga las materias primas y termina cuando cobra a
sus clientes.
Si el ciclo de fabricación es grande aumentan
los costos, se reduce la liquidez y se precisa de mayor inversión y capital
inmovilizado, un ciclo corto supone más optimización de los recursos, más
flexibilidad y menor costo de los procesos.
¿Cual
es el costo menor con mas beneficios? y como explotar ese margen de ganancia?
Reciclar al personal con cursos de formación.
Facilitar a los empleados la formación en
técnicas administrativas, de uso de software y tecnologías de telecomunicación
permite tener personal más capacitado y más polivalente lo que redunda en una
mejora de la calidad y atención al cliente y permite reemplazar a personal de
baja sin incrementar los gastos.
La formación del personal es el mejor negocio
para la empresa, tiene más talento por menos dinero, más ideas y fuerza de
conocimiento para salir de la crisis, un personal formado es el mejor capital
de la empresa.
Informatizar la gestión de la empresa
El uso de la informática para reducir gastos es
esencial, es conveniente estudiar operativas diarias que se puedan reducir o
resolver usando programas informáticos adecuados.
Se puede utilizar software propietario o libre,
aplicaciones genéricas o a medida y en todos los departamentos de la empresa
desde la gerencia hasta el de ventas pasando por el de diseño.
El uso de la informática reducirá tiempos de
diseño, de cálculo, de administracción, elimina errores, incrementa la calidad,
permite respuestas rápidas y ante todo un control integral del negocio.
Intensificar el uso de las Nuevas Tecnologías
Se puede ahorrar en viajes y desplazamientos y
optimizar el tiempo mediante el uso de la videoconferencia.
En comunicaciones, el servicio VoIP o teléfono a
través de Internet resulta una alternativa más barata que la telefonía
tradicional ya que permite reducir los costos de las llamadas en más de un 50%.
La telefonía IP permite realizar llamadas
interurbanas e internacionales al costo de una llamada local y realizar
llamadas desde el teléfono móvil a través de la central telefónica de la
empresa, o bien desviar llamadas de la empresa al móvil.
Movilizar la imaginación
Para aumentar la liquidez de la empresa es
conveniente enviar las facturas en el momento de la entrega del producto o
servicio reduciendo plazos innecesarios e incluso ofrecer descuentos los
clientes que paguen las facturas de forma inmediata.
La adquisición de ciertos bienes de segunda mano
permite reducir fuertemente ciertos costos.
Vigilar el gasto de energía eléctrica puede
ahorrar gastos de forma sorprendente.
¿que anuncia tu empresa ? que
vende y donde genera mayor ingreso
Innovatic anuncia productos de calidad y activa promociones para que los
clientes estén satisfechos y dispuestos a buscar nuestros servicios.
Hoy en dia nuestros productos son aceptados en el mercado por la calidad
y eficiencia del producto que estamos brindando al cliente.
